辦公文就像寄 Email 簡單又即時！中華民國士林靈糧堂社會福利協會以 Vital OD 重塑工作流程

社團法人中華民國士林靈糧堂社會福利協會致力於提供長期照護及社會服務，在 9 個縣市，超過 25 個服務據點的紙本公文帶來了行政管理的困難與壓力，繁瑣的紙本作業耗費人力與時間，並影響跨據點溝通效率。為了克服這些挑戰，加上政府大力推動公文電子化，決定導入叡揚 Vital OD 雲端公文管理系統，以期透過數位化提升行政效率。


左起為社團法人中華民國士林靈糧堂社會福利協會資訊專員周泰興、桃竹苗處處長周志展以及叡揚資訊客戶成功管理師林紫軒、產品輔導規劃師賴堯民。

打造高齡友善的全人照顧服務

社團法人中華民國士林靈糧堂社會福利協會源自財團法人台北市中國基督教靈糧世界佈道會士林靈糧堂，26 年來專注於長者長照及福利服務，不論是社區整合型服務中心、居家照顧、社區式照顧，還是住宿式服務，致力於幫助社區的長者和家庭獲得全方位的支持，打造適合高齡友善的全人照顧服務。

桃竹苗處處長周志展表示，協會的服務據點分散在 9 個縣市，行政管理上的挑戰遠比想像中複雜，且幾乎所有業務都需要與政府部門對接，公文成為雙方溝通的主要工具。然而，早期的紙本公文作業常發生管理困擾，例如收發文沒有統一窗口而追蹤不易、公文因人員異動或傳遞過程中遺失、滯留於特定人員手中而導致溝通失效等狀況，讓協會意識到數位化的重要性。

隨著台北市政府大力推動公文電子化，協會開始尋找適合的解決方案。考量到缺乏專業資訊人員、設備和足夠的空間去建置維護地端公文系統，選擇了操作簡便、支援多據點且在網頁上就能操作的叡揚 Vital OD 公文管理系統，避免了硬體限制與成本壓力。

從紙本到雲端，讓公文作業像 Email 一樣簡單

民國 98 年前，協會完全依賴紙本公文作業，需要專人將公文運送至各據點，也常因為有時效性的送件需求，再加上多個會簽單位、人員身兼多職或調動等狀況，造成公文管理、進度追蹤的困擾，特別是補助申請、核銷等重要事件就曾因紙本作業的缺失而差點延誤，這些問題在導入 Vital OD 後逐一而解。

受惠於 Vital OD 簡單直覺的使用介面，協會同仁經過一、兩次的教學後，很快便適應了公文管理電子化的作業，連從沒接觸過公文系統的資訊專員周泰興也能快速上手，輕鬆管理公文收發。

反倒是主管們在導入初期因不熟悉電子發文流程而爆出笑料。周志展處長回憶，「那時候處長們沒有意識到審核完公文要按下『決行傳送』按鈕，造成公文大塞車，後來我們乾脆搬起筆電排排坐，一個人決行完換下一個，趕快把公文消化完。」

周泰興認為，Vital OD 最大的優點是把公文收發流程簡化成跟 Email 一樣簡單，而且只要公文有歸檔都一定找得到！「過去收發文還要幫文件命名、註明收文的窗口、收文時間，非常痛苦，導入系統後不光省掉這件事，連登錄公文的時間都省了下來！」

周志展處長進一步分享，叡揚公文系統支援跨裝置使用，讓他可以隨時隨地辦公，公出期間找到空檔就可以快速簽核公文。他甚至跟執行長開玩笑說，就算遠赴非洲也不怕耽誤工作。同時發現導入系統後，協會每月處理的公文量已達 500 到 600 份，對比過去紙本作業時高出許多，明顯反應了效率提升，而系統的通知功能和歷程紀錄更有助於相關人員即時掌握公文辦理狀況。

數位化助力，邁向更高效的公益服務

對於士林靈糧堂社會福利協會來說，數位轉型是提升組織運作效能的必經過程，從財務、人資到公文電子化。導入 Vital OD 雲端公文管理系統，幫助協會實現了即時線上辦公文，也促使協會重新檢視優化內部作業與機制，成功塑造了對應的工作流程。

周志展處長分享數位化的經驗時提到：「隨著政府推動數位轉型，有經驗的長輩和年輕人共同努力，成為轉型的推動力。」他認為，數位轉型是一個需要不斷嘗試和學習的過程，協會正是憑藉這樣的精神，克服了種種挑戰。未來，協會將透過數位化持續打造高效的作業流程，為公益服務注入更多能量。


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