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Vital Knowledge
把珍奶搖進全世界！借力知識管理，大中和國際實業讓臺灣茶飄香萬里
柳聖萱
大中和國際實業股份有限公司總管理室暨管理部副總
2025 二 24 一
過去業務可能需要一週的時間來提供 25 項產品的檢驗報告給客戶，現在一天內就能高效完成。
過去業務可能需要一週的時間來提供 25 項產品的檢驗報告給客戶，現在一天內就能高效完成。
在新北市中和區的一間教室裡，空氣中飄散著濃郁的黑糖香氣，熱騰騰的珍珠在鍋中翻滾。幾位懷揣夢想的創業者聚精會神地站在吧台前，細聽講師解說熬煮的關鍵技巧——這不是一間普通的教室，而是大中和國際實業股份有限公司旗下的珍奶創業學院。
身為深耕珍珠奶茶產業 40 多年的供應商，大中和國際實業不只是提供優質原料，更希望幫助創業者站穩市場。除了實體課程，他們也透過 YouTube、Facebook、Instagram 和 LINE 等社群平台分享從飲料調製技巧到開店策略的全方位知識，成功將產品行銷至全球 60 多個國家，並協助超過 500 組創業團隊實現夢想。這份努力，也讓他們榮獲食品界米其林 ITQI 風味絕佳獎與 2023 Monde Selection 世界品質評鑑金獎。
大中和國際實業積極尋求新的成長機遇。2019 年斥資數億在嘉義興建智慧工廠，嚴選全球原物料，層層把關，確保生產品質符合國際標準。2024 年更將觸角延伸至美國，於加州設立分公司，作為拓展北美市場的重要據點並持續深耕全球，將台灣珍珠奶茶的美味推廣至世界各地。
為因應快速發展的事業版圖，大中和國際實業決定導入叡揚資訊 Vital Knowledge 知識管理系統，期望讓企業內的知識能夠有序流動，為持續壯大的事業奠定穩固基礎。
總管理室暨管理部柳聖萱副總回憶，過去公司內部仰賴檔案伺服器共享食品檢驗文件，雖然一定程度上解決了文件存取問題，卻因權限管理不夠細緻，導致各部門仍需自行建立共享資料夾來分配權限，反而加重管理負擔。當業務或客服需要某份檢驗報告時，往往得在不同資料夾中來回搜尋，甚至請求同事協助，大量時間耗費在低效益的工作上。
「以前，當客戶要求某項產品的檢驗文件時，業務同仁可能要花上一整天才能找到所有所需的報告，有時甚至發現文件過期，還得重新送檢，這樣的流程讓同仁倍感困擾。」柳聖萱無奈地說。
為了解決這些挑戰，大中和國際實業成立導入小組，由管理部李家毓特助帶領，與叡揚資訊的顧問團隊合作，逐步規劃並優化內部知識管理。他們識別出重複性高、繁瑣的資料共享流程，並決定交由系統自動化處理，讓員工能夠將時間投入更有價值的業務。
在導入系統的過程中，李家毓特助帶領各部門盤點現有的產品文件，確定上傳的優先順序，並與團隊一同定義 Vital Knowledge 的資料欄位與權限設定，確保系統的使用能夠真正符合團隊需求。此外，每個部門挑選兩位種子學員熟悉系統操作，再由他們回到部門內部進行教學，讓數位轉型的效益得以擴展至整個企業。
Vital Knowledge 上線後，大中和國際實業的運作效率顯著提升，並展現了五大關鍵效益：
文件檢索更便利：大中和國際實業的產品線廣泛，食品檢驗文件數量龐大，以往散落在各個資料夾中，查找起來相當困難。如果需要採購或商品開發人員協助尋找文件，業務或客服人員往往得耗費大量時間找到負責的同事，接著還得花上 20 分鐘詳細說明需求，才能取得所需資料，若遇到該同仁正忙於實驗或會議，甚至可能得等到下班後才能收到文件。導入 Vital Knowledge 後，所有文件統一上傳系統，業務或客服人員可直接登入檢視與下載，將調閱時間大幅濃縮成 10 秒，顯著提升回應客戶的速度。
文件管理更輕鬆：採購或商品開發人員借助強大的全文檢索功能，快速找到所有相關的文件與附件，提高維護文件的效率。商品開發課林佳音課長舉例，若搜尋「巧克力調味粉」，Vital Knowledge 會立即呈現所有與巧克力調味粉相關的搜尋結果，包含常見問答、檢驗報告，甚至是物質安全資料表等。使用者可從這些檔案中輕鬆找到所需資訊。此外，系統的智能運算功能還能推薦高度相關的文件，方便使用者進行延伸閱讀。
資訊同步零落差：過去，當採購或商品開發人員新增或修改文件時，需手動透過 Email 或 LINE 通知其他相關人員，但這種方式很常因訊息淹沒而導致重要資訊被忽略。現在，Vital Knowledge 能夠自動發送通知，確保所有人即時獲知最新資訊，避免使用過期文件。對於多單位協作的檢驗文件，系統內建「已讀名單」功能，讓團隊能夠追蹤未讀同仁並提醒，提高文件流轉速度。
文件到期提早預警：以往食品檢驗文件的有效期限依賴 Excel 或人工記錄，經常在客戶索取時才驚覺文件已過期，重新送檢可能要等 3 至 4 週。Vital Knowledge 設置到期提醒，讓採購與商品開發團隊能夠提前準備，減少人為疏失，提高客服與業務的服務效率。
知識共享與標準化流程：過去業務可能需要一週的時間來提供 25 項產品的檢驗報告給客戶，現在一天內就能高效完成。台灣市場課業務組陳怡如副組長笑著說：「業務助理再也不用從早到晚追著我要檢驗文件，我可以專注去開發新客戶，整個世界從此充滿色彩！」此外，商品開發與人資部門將業務與新人的常見問題整理後上傳至 Vital Knowledge，讓同仁能夠透過系統快速獲取所需資訊，避免因資訊落差而影響工作進度。不僅如此，人資部門還巧妙運用系統追蹤文件閱讀紀錄，分析哪些文件的閱讀次數特別高，進而優化教育訓練內容，確保新進人員能夠順利融入團隊。
柳聖萱副總總結道，Vital Knowledge 能有效降低溝通成本，並提升資訊的準確性，非常適合無法單靠制定 SOP（標準作業程序）就達到知識傳承，而且有大量資料維護需求，且跨部門溝通頻繁的企業。
「許多企業都認為只要制定完善的 SOP 就能順利傳承經驗，但我認為即使 SOP 再詳盡，下一位使用者也未必能輕易上手。原因在於 SOP 通常只涵蓋了標準化的流程，但實務上往往會遇到各種突發狀況，這些狀況並不會完全包含在 SOP 中。此外，經驗豐富的員工累積了許多寶貴的實戰經驗，這些經驗很難完全轉化為書面 SOP，造成經驗傳承的斷層。而透過 Vital Knowledge，我們能將員工在執行工作過程中遇到的問題、解決方案以及經驗心得記錄下來，形成一個知識庫，讓後續使用者在遇到類似狀況時，可以直接透過系統搜尋相關資訊，快速找到解答，避免重複犯錯，還能確保經驗智慧得以保留在系統中，即使人員流動，知識也能傳承下去。」
導入 Vital Knowledge 知識管理系統，大中和國際實業有效盤點並活化企業內部 40 年的寶貴知識資產，為品牌創新與發展注入新能量。展望未來，大中和國際實業也會持續實踐推廣珍奶文化的使命，將臺灣的飲食實力推向更寬廣的國際舞台。
大中和國際實業股份有限公司總管理室暨管理部柳聖萱副總（左5）與團隊、叡揚資訊處長賴俊仁（右5）合影。
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身為深耕珍珠奶茶產業 40 多年的供應商，大中和國際實業不只是提供優質原料，更希望幫助創業者站穩市場。除了實體課程，他們也透過 YouTube、Facebook、Instagram 和 LINE 等社群平台分享從飲料調製技巧到開店策略的全方位知識，成功將產品行銷至全球 60 多個國家，並協助超過 500 組創業團隊實現夢想。這份努力，也讓他們榮獲食品界米其林 ITQI 風味絕佳獎與 2023 Monde Selection 世界品質評鑑金獎。
大中和國際實業積極尋求新的成長機遇。2019 年斥資數億在嘉義興建智慧工廠，嚴選全球原物料，層層把關，確保生產品質符合國際標準。2024 年更將觸角延伸至美國，於加州設立分公司，作為拓展北美市場的重要據點並持續深耕全球，將台灣珍珠奶茶的美味推廣至世界各地。
為因應快速發展的事業版圖，大中和國際實業決定導入叡揚資訊 Vital Knowledge 知識管理系統，期望讓企業內的知識能夠有序流動，為持續壯大的事業奠定穩固基礎。
文件管理失靈：資訊分享困難、團隊合作受阻
總管理室暨管理部柳聖萱副總回憶，過去公司內部仰賴檔案伺服器共享食品檢驗文件，雖然一定程度上解決了文件存取問題，卻因權限管理不夠細緻，導致各部門仍需自行建立共享資料夾來分配權限，反而加重管理負擔。當業務或客服需要某份檢驗報告時，往往得在不同資料夾中來回搜尋，甚至請求同事協助，大量時間耗費在低效益的工作上。
「以前，當客戶要求某項產品的檢驗文件時，業務同仁可能要花上一整天才能找到所有所需的報告，有時甚至發現文件過期，還得重新送檢，這樣的流程讓同仁倍感困擾。」柳聖萱無奈地說。
為了解決這些挑戰，大中和國際實業成立導入小組，由管理部李家毓特助帶領，與叡揚資訊的顧問團隊合作，逐步規劃並優化內部知識管理。他們識別出重複性高、繁瑣的資料共享流程，並決定交由系統自動化處理，讓員工能夠將時間投入更有價值的業務。
在導入系統的過程中，李家毓特助帶領各部門盤點現有的產品文件，確定上傳的優先順序，並與團隊一同定義 Vital Knowledge 的資料欄位與權限設定，確保系統的使用能夠真正符合團隊需求。此外，每個部門挑選兩位種子學員熟悉系統操作，再由他們回到部門內部進行教學，讓數位轉型的效益得以擴展至整個企業。
告別「人肉搜尋」！Vital Knowledge 打破資訊隔閡，團隊協作效率翻倍
Vital Knowledge 上線後，大中和國際實業的運作效率顯著提升，並展現了五大關鍵效益：
文件檢索更便利：大中和國際實業的產品線廣泛，食品檢驗文件數量龐大，以往散落在各個資料夾中，查找起來相當困難。如果需要採購或商品開發人員協助尋找文件，業務或客服人員往往得耗費大量時間找到負責的同事，接著還得花上 20 分鐘詳細說明需求，才能取得所需資料，若遇到該同仁正忙於實驗或會議，甚至可能得等到下班後才能收到文件。導入 Vital Knowledge 後，所有文件統一上傳系統，業務或客服人員可直接登入檢視與下載，將調閱時間大幅濃縮成 10 秒，顯著提升回應客戶的速度。
文件管理更輕鬆：採購或商品開發人員借助強大的全文檢索功能，快速找到所有相關的文件與附件，提高維護文件的效率。商品開發課林佳音課長舉例，若搜尋「巧克力調味粉」，Vital Knowledge 會立即呈現所有與巧克力調味粉相關的搜尋結果，包含常見問答、檢驗報告，甚至是物質安全資料表等。使用者可從這些檔案中輕鬆找到所需資訊。此外，系統的智能運算功能還能推薦高度相關的文件，方便使用者進行延伸閱讀。
資訊同步零落差：過去，當採購或商品開發人員新增或修改文件時，需手動透過 Email 或 LINE 通知其他相關人員，但這種方式很常因訊息淹沒而導致重要資訊被忽略。現在，Vital Knowledge 能夠自動發送通知，確保所有人即時獲知最新資訊，避免使用過期文件。對於多單位協作的檢驗文件，系統內建「已讀名單」功能，讓團隊能夠追蹤未讀同仁並提醒，提高文件流轉速度。
文件到期提早預警：以往食品檢驗文件的有效期限依賴 Excel 或人工記錄，經常在客戶索取時才驚覺文件已過期，重新送檢可能要等 3 至 4 週。Vital Knowledge 設置到期提醒，讓採購與商品開發團隊能夠提前準備，減少人為疏失，提高客服與業務的服務效率。
知識共享與標準化流程：過去業務可能需要一週的時間來提供 25 項產品的檢驗報告給客戶，現在一天內就能高效完成。台灣市場課業務組陳怡如副組長笑著說：「業務助理再也不用從早到晚追著我要檢驗文件，我可以專注去開發新客戶，整個世界從此充滿色彩！」此外，商品開發與人資部門將業務與新人的常見問題整理後上傳至 Vital Knowledge，讓同仁能夠透過系統快速獲取所需資訊，避免因資訊落差而影響工作進度。不僅如此，人資部門還巧妙運用系統追蹤文件閱讀紀錄，分析哪些文件的閱讀次數特別高，進而優化教育訓練內容，確保新進人員能夠順利融入團隊。
柳聖萱副總總結道，Vital Knowledge 能有效降低溝通成本，並提升資訊的準確性，非常適合無法單靠制定 SOP（標準作業程序）就達到知識傳承，而且有大量資料維護需求，且跨部門溝通頻繁的企業。
「許多企業都認為只要制定完善的 SOP 就能順利傳承經驗，但我認為即使 SOP 再詳盡，下一位使用者也未必能輕易上手。原因在於 SOP 通常只涵蓋了標準化的流程，但實務上往往會遇到各種突發狀況，這些狀況並不會完全包含在 SOP 中。此外，經驗豐富的員工累積了許多寶貴的實戰經驗，這些經驗很難完全轉化為書面 SOP，造成經驗傳承的斷層。而透過 Vital Knowledge，我們能將員工在執行工作過程中遇到的問題、解決方案以及經驗心得記錄下來，形成一個知識庫，讓後續使用者在遇到類似狀況時，可以直接透過系統搜尋相關資訊，快速找到解答，避免重複犯錯，還能確保經驗智慧得以保留在系統中，即使人員流動，知識也能傳承下去。」
導入 Vital Knowledge 知識管理系統，大中和國際實業有效盤點並活化企業內部 40 年的寶貴知識資產，為品牌創新與發展注入新能量。展望未來，大中和國際實業也會持續實踐推廣珍奶文化的使命，將臺灣的飲食實力推向更寬廣的國際舞台。
大中和國際實業股份有限公司總管理室暨管理部柳聖萱副總（左5）與團隊、叡揚資訊處長賴俊仁（右5）合影。
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Vital Knowledge 協同知識管理 >> https://www.gsscloud.com/tw/vital-knowledge
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