告別趕車送件！啟點行銷把公文搬上雲端，打造高效可控的行政流程

右起為啟點行銷股份有限公司總經理郝柏涵、特助簡威翔及叡揚資訊 Vital OD 公文管理產品輔導規劃師賴堯民。

啟點行銷股份有限公司深耕台灣公共部門的整合行銷、活動執行與公關宣傳十年，累計舉辦超過 1,500 場活動、服務逾 300 萬民眾，旗下整合印刷、硬體設備與新媒體經營三大子公司構築集團化服務格局，近期更榮獲美國泰坦創新獎、維嘉數位獎雙金及第 23 屆金鋒獎年度傑出企業等國內外殊榮。

第一個十年，啟點聚焦把服務做好。站在第二個十年的起點，總經理郝柏涵開始問自己：活動散場後的垃圾、噪音、人流衝擊，這些長期加諸在地環境與周邊居民的負擔，身為產業領導品牌之一，能否做出不同的選擇？

這份叩問化為行動。啟點導入可回收材質、護草墊等永續做法，將對環境與利害關係人的衝擊降到最低，更取得台灣少數「組織型」ISO 20121 永續活動管理認證。

無紙化公文管理也是其中一環—導入叡揚資訊 Vital OD 公文管理系統迄今 5 年，累計發送超過 6,000 份公文、減碳量達 210,000 公克。

傳統紙本公文，讓每個 PM 都在與時間賽跑

在導入叡揚雲端公文系統 Vital OD 之前，啟點的公文作業幾乎是全人工流程，衍生出一連串難以忽視的挑戰：

1. 公文晚交被扣款
   政府標案的公文有嚴格時效，逾期 1 天即依合約規定扣款，遇到週五更是連假日一起罰。「我們以前最常被扣款的，不是事情沒做好，是公文晚交。」郝柏涵坦言，紙本公文從撰寫、簽核、用印到寄送，每個環節都需要時間，往往做到最後一刻才能定稿，根本來不及掛號，超過半數要靠同仁親自搭車送達，甚至曾發生從台北算好火車時刻趕赴基隆遞件的情況。
   
   

2. 行政人力的隱性消耗
   一位專案經理（PM）每天平均產出 6、7 封公文，公司還得配置專職行政人員，每日一早趕往郵局寄發掛號，只為了確保文件能當天送達。這類大量且重複的庶務，不僅消耗寶貴人力，也讓員工的時間無法轉換為真正創造價值的工作。
   
   

3. 遠端辦公的最後一哩路
   啟點很早便推行遠端作業制度，卻始終卡在同一個難題：每逢需要簽核公文，同仁就必須回到辦公室，或拜託在場的行政代勞。但公文涉及授權層級，不是任何人都能代為處理，「最後一哩路」始終無法打通。
   
   

4. 紙本公文的留存與管理負擔
   政府業務要求公文至少保存 5 年，啟點一個千萬元專案往來公文動輒 40、50 份，數年累積下來，辦公室約 6 坪的倉儲空間幾乎全被文件箱佔滿。不僅佔用寸土寸金的辦公空間，更曾因協助法律查核需要調閱資料，在堆疊的文件箱中逐一翻找，費時費力。
   
   

5. 結案作業的時間黑洞
   分期驗收的專案，每期都需要整理結案報告並調閱佐證公文，純靠紙本翻找，一期報告製作平均耗費 3 到 5 天，嚴重壓縮 PM 的工作效率。

導入叡揚雲端公文系統 Vital OD，解決哪些挑戰？

選定叡揚資訊的雲端公文系統，啟點看中的是 2 件事：介面直觀好用，以及多公司帳號可整合統一管理。從此翻轉公文辦理的日常體驗。

1. 即時發文，即時送達
   電子公文取代紙本掛號，從完稿到對方收件大幅壓縮至幾分鐘。每月平均 120 至 150 封公文的收發量，換算一年郵寄成本至少省下 30 萬元。加上逾期扣款比例顯著下降，「光是從這兩方面省下的金額，都夠我每年再買好幾套系統了。」郝柏涵笑說。
   
   

2. 遠端簽核，主管在哪都能辦
   手機開網路即可完成簽核與發文，無論主管身在活動現場或海外出差，公文流程不再停擺。代理人設定機制更讓同仁在休假時無需掛心，兼顧工作效率與生活品質。
   
   

3. 集團統一收發，多點管理不費力
   集團營業據點分散北中南，旗下又有多家子公司，透過系統全數納入同一帳號平台，形同設立「集團總收發室」。集中收發加上系統內建的簽核節點，讓主管得以在公文送出前統一把關用詞，確保公文品質。
   
   

4. AI 輔助校稿，即時揪出錯字
   撰寫公文難免手快打錯字，系統的 AI 錯字偵測功能會即時提示可能有誤的字詞，在公文送出前為品質多加一道防線。
   
   

5. 雲端留存，結案效率提升 25%
   所有公文與附件儲存於雲端系統，關鍵字搜尋即可秒速調閱，結案報告製作時間體感減少約 25%，6 坪紙本倉庫成為歷史。
   
   

6. 正副本收件單位，點選即確認
   政府公文往來對象繁多，手動輸入單位名稱稍有不慎就可能出錯。系統內建完整的機關名稱資料庫，正副本收件單位點選即可帶入，發文前一目瞭然，確認無誤再送出。

越早導入系統越好

「每導入一套新系統，平均有 10% 的員工因為不適應而離職。」郝柏涵以務實視角給出建議：公司剛起步就要用，千萬不要等。

啟點行銷總經理郝柏涵認為導入系統越早越好，因此公司在發展初期，便決定建立數位公文流程，為後續管理效率打下基礎。

越早建立數位公文流程，每一位新進同仁就會把它當作工作的基本配備；反之，等到公司有了一定規模才導入，既有同仁要在繁忙工作中重新學習，教育訓練成本與人員流失風險都會倍增。

「時間就是生命，不只是我們這個產業，所有商業市場都一樣。」

郝柏涵相信，只要公司有對外發文的需求，尤其是與政府單位往來頻繁者，叡揚雲端公文系統Vital OD 都能帶來立竿見影的效益：速度、合規、永續，三者兼得。

如果您也想擁抱高效流暢的數位公文流程、精準掌握文件處理時效，並實現隨時隨地的靈活辦公環境，歡迎洽詢叡揚雲端。

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