場上拼勝率、場下拼效率！袋棍球運動協會用叡揚雲端，簽核從 3 天變 5 分鐘
過去耗時又容易出錯的公文排版與校對，如今透過 Vital OD 公文管理內建的公文範本迅速解決；Vital BizForm 靈活設計各類表單，還具備下拉選單、類似 Excel 的公式運算功能，大幅提升資料整理效率。
過去耗時又容易出錯的公文排版與校對，如今透過 Vital OD 公文管理內建的公文範本迅速解決；Vital BizForm 靈活設計各類表單，還具備下拉選單、類似 Excel 的公式運算功能，大幅提升資料整理效率。
一分鐘看問題
- · 用 Word 檔編製紙本公文，發給 30 多間學校就需重複複製貼上 30 幾次，還要手動校對、列印、郵寄，容易出錯且耗時
- · 紙本公文需考量郵寄時差，且難以確認傳送狀態，需額外撥打電話與承辦窗口確認，增加行政團隊工作量
- · 跨城市據點行政協作困難，例如花蓮辦事處的紙本表單需人工傳遞或郵寄到台北簽核再寄回，導致延誤
- · 主管簽核紙本表單時，需透過 LINE 來回確認，容易資訊遺漏或延誤決策
產出效益
- · 透過 Vital OD 內建公文範本與電子公文交換，減少手動排版、郵寄及校對錯誤，提升準確性與時效性
- · Vital BizForm 取代紙本傳遞，請假、採購、用印等申請表單可直接線上流轉與簽核，執行效率從 3 天變 5 分鐘
- · 表單管理系統化，無須再人工分類、存檔、郵寄，各級人員也可快速查找紀錄，確保資訊透明可追溯
- · 具備彈性的雲端工具，協會可擴展應用範圍至報名表、家長同意書、切結書等，進一步提升運作效率
- · 免除初期機房建置的高額投入，以經濟實惠的雲端訂閱模式運作，降低成本負擔
中華民國袋棍球運動協會發展部經理關梓樺及行政部經理李萱。
袋棍球，起源於北美原住民部落，被譽為「地表最速運動」。1904、1908 年曾列為奧運正式項目，並將於 2028 年重返奧運。中華臺北代表隊自 2016 年起先後征戰 U19 男子袋棍球世界錦標賽及男子袋棍球世界錦標賽，持續在國際舞台上展現臺灣實力。
在臺灣，袋棍球雖不如籃球、棒球、羽球熱門，但它結合手眼協調、爆發力與戰術智慧，不僅強健體能，也培養思考與團隊合作，使運動員獲得身心全面性發展。秉持這份信念，社團法人中華民國袋棍球運動協會理事長林雅貞十多年來四處奔走，尋找教練、募集設備，推動校園成立球隊與社團。憑著努力，袋棍球成功從默默無聞拓展至全台 52 所學校，發展規模日益壯大。協會不僅培育運動員，更鼓勵畢業選手投入行政與推廣，拓展職涯選擇，讓袋棍球成為選手們長遠發展的舞台。
然而，推廣不僅仰賴場上競技，場下行政支援同樣關鍵。繁瑣的文書作業，如公文往返、報名管理與審批流程，長期占據行政團隊大量時間與人力，成為發展的一大挑戰。
用 Word 發 30 份公文 = 複製貼上 30 次，低效流程卡住團隊產能
以往，協會必須手動處理文件，包括發送賽事宣傳規程至學校、幫選手申請公假、向體育署提交會務報告等，造成大量時間成本。以發公文為例，要是發送 30 份公文，就得在 Word 檔案上重複複製、貼上 30 次，還需逐一校對內容與格式、列印、裝信封，再到郵局填寫大宗掛號單寄送至各學校或政府機關。這樣的流程不僅繁瑣，也容易出錯，若遇到有時效性的公文，還需考量郵寄時差，並撥打電話向承辦窗口確認是否送達，進一步增加行政負擔。行政部經理李萱表示：「行政團隊長期處理重複性高、效率低的作業，難以專注於更核心的工作。」
為了翻轉這個困境，協會積極尋找適合的數位工具，他們發現許多政府單位和主管機關都採用了叡揚的 Vital OD 公文管理。經過仔細評估，協會認為 Vital OD 的操作介面直覺、權限管理靈活，且導入教育訓練與客服支援完善縝密，因此決定將其導入協會。
社團法人中華民國袋棍球運動協會與叡揚團隊合影。
內建範本、即時傳送，Vital OD 讓公文處理變簡單
Vital OD 很快展現出顯著的效果。過去耗時又容易出錯的公文排版與校對，如今透過系統內建的公文範本迅速解決，同仁只需聚焦在內容撰寫上，不再擔心格式錯亂，就算是新進人員也可以獨立完成一份函本，內建的正副本發文單位，透過點選幾個按鈕即可帶入，電子公文交換更是讓文件往來即時完成，讓團隊有更充裕的時間規畫作業期程，不再需要倉促完成限辦期限內需函覆的公文，並能立即掌握公文傳送狀態。
在導入 Vital OD 之後，行政作業效率直線上升，但協會發現，除了公文管理，還有大量內部表單需要處理，例如請假單、採購單、用印申請單等。這些文件過去都需透過人工送達不同據點，造成極大的人力浪費。「像是花蓮辦事處的保險申請書要送到臺北簽核，再送回花蓮，就要好幾天時間，浪費不少人力與時間。」發展部經理關梓樺回想。
設計靈活、行動簽核，Vital BizForm 把審批從 3 天變 5 分鐘
因此，協會進一步導入 Vital BizForm 智慧表單，將數位轉型拓展至表單管理領域。Vital BizForm 不僅能靈活設計各類表單，還具備下拉選單、類似 Excel 的公式運算功能，大幅提升資料整理效率，更讓使用者在電腦上預覽與實際列印格式完全一致，省去過去反覆調整版面的困擾。而編輯過程可隨時在系統存放成草稿，提供個人工作規劃上很大的彈性。
因協會拓點於台北、台東、花蓮、台中辦事處，過去主管簽核紙本表單時，經常需要透過 LINE 來回溝通確認，現在主管能直接在系統上留言，並利用「綁定簽核流程」輕鬆完成申請程序。同時表單皆方便分類保存，各階層人員可依照權限，隨時查找紀錄。
應用 Vital BizForm，表單簽核從過去的 3 天加速至短短 5 分鐘，行政團隊工作效率倍增，也符合永續發展的社會共識。協會甚至計畫擴展應用範圍到報名表、家長同意書、切結書等場景，持續簡化行政作業。
提及叡揚雲端服務所帶來的價值，協會讚賞其經濟且靈活的訂閱模式，省去初期架設機房的龐大成本，有效協助團隊順利踏上數位轉型之路。協會更特別推崇叡揚的線上「專人客服」提供即時協助，有效促進行政流程更加順暢高效，充分展現了叡揚方案在經濟性和服務品質上的顯著效益。
隨著袋棍球即將於 2028 年重返奧運，協會正積極尋求合作夥伴共同推動運動發展，力拼奧運門票。無論是企業或學校，透過資源挹注、校園推廣，或是培育潛力選手，都將有助於提升臺灣袋棍球的競爭力。協會邀請有意協助推廣袋棍球運動的單位與他們聯繫，共同努力讓更多優秀選手登上國際舞台，為臺灣爭光。
目前全臺共有 52 所學校設有袋棍球社團或球隊。協會邀請各界人士參與推廣袋棍球運動，培育更多優秀選手與人才。（圖片來源：社團法人中華民國袋棍球運動協會）
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