流程清晰、簽核即時，台北花卉公文數位化實現高效營運

台北花卉產銷股份有限公司 2019 年導入叡揚資訊公文管理 Vital OD，縮減至少一半的公文作業時間，並提高公文查找的效率。（圖片來源：台北花卉產銷股份有限公司）

花卉是台灣重要的經濟產業之一，不只外銷需求日益俱增，內需市場相當暢旺，而成立於 1988 年的台北花卉產銷股份有限公司，則在推動花卉內需市場上扮演關鍵角色。

台北花市是全臺最早成立的專業花卉批發市場，也是北台灣最重要的花卉供銷平台，其就像產地與批發商之間的橋樑，每天都有眾多批發商或承銷人在此採購花卉，再轉手進入零售市場。為了確保花卉批發交易的效率與穩定性，台北花卉公司自成立以來便積極擁抱數位科技，例如，領先全亞洲引進電腦化拍賣花卉交易制度、開發可及時查詢拍賣行情及交易記錄的手機 APP、建置花卉網路交易平台、導入電子支付等。

運用科技優化對外部花農與批發商的服務之餘，台北花卉公司對內亦積極推動數位升級，提高內部作業效率，像是 2019 年導入叡揚資訊公文管理 Vital OD，縮減至少一半的公文作業時間，並提高公文查找的效率。

台北花卉公司總務課副課長陳和勝指出，花卉批發業務原本就有收發公文需求，公文往來頻繁，因此在考量功能與市場口碑後，決定導入 Vital OD，不只提昇公文處理效率，更創造以下 4 大導入效益。

效益 1、公文簽核進度透明化、可以即時追蹤與管理

第一個效益是公文簽核進度透明化、可以即時追蹤與管理。台北花卉公司採用階層式組織架構，一份公文通常需要經過一段簽核程序，若涉及跨部門會簽，流程關卡將進一步增加。在此情況下，承辦人其實很難掌握公文簽核進度，尤其在工作較為繁忙的時候，容易忽略有待簽核的公文，導致公文簽核進度停滯不前，甚至石沉大海。

但在導入 Vital OD 後，這些問題便迎刃而解。Vital OD 可以清楚顯示目前簽核進度，讓承辦人即時掌握公文進度及停滯點，以便進行後續跟催。即便主管不在辦公室，承辦人也可以透過 LINE 聯繫下一位簽核人員，而對方只需要打開網頁登入系統就可以完成簽核，大幅提升作業效率和便利性。

效益 2、節省公文保存與寄送的繁瑣步驟

第二個效益是省去不必要的作業流程。傳統發文必須先將發文資料印出、裝入信封、至郵局寄送等繁瑣步驟，透過 Vital OD 內建發文功能中的發文方式，可選擇透過系統以 E-mail 或電子交換等方式發文，省去列印與寄送紙本、同仁掃描存檔的作業時間，不只更有效率，也更環保。

效益 3、資料統一存放、查找更方便

第三個效益是可以集中存放資料、查找更方便。除了透過 Vital OD 收發正式公文外，台北花卉公司也將內部簽呈或臺北市市場處發送來的文件，如：傳真單，統一掃描存放至 Vital OD，一來方便查找，二來可以加快作業流程。

陳和勝舉例指出，組織內部特定專案的申請簽呈需要會簽各部門及主管，藉助 Vital OD 的流程設計，可以同步進行會簽，加速完成整個簽核流程，使審批過程更為高效順暢。

效益4、介面簡潔好上手

第四個效益是介面簡潔好上手。台北花卉公司文書辦事員蘇渟分享，之前曾經接觸過其他廠牌的電子公文系統，其中最讓她頭痛的就是，系統操作超繁瑣—排版只能慢慢調，發文流程像闖關，查找機制不友善，收文要一封封人工比對，越用反而越忙。相較之下，Vital OD 完全沒有這些使用困擾，接觸系統不到 2 個月的時間就很熟悉如何操作。此外，即便遇到不熟悉或不清楚如何使用的功能，叡揚資訊也提供強大的線上客服支援及關鍵字查詢 FAQ，協助使用者解決操作上遇到的難題。

展望未來，台北花卉公司將持續推動全方位數位轉型，透過與叡揚資訊等外部專業夥伴的合作，致力打造更高效、環保且便捷的營運模式，鞏固其作為北台灣重要花卉供銷平台的領導地位。

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