每年省 30 萬、簽核效率提升 8 成 ─ 新創總會導入 Vital OD，創造驚人轉型成效！
新創總會 2021 年導入叡揚資訊 Vital OD 公文管理系統，不只縮減高達 8 成的公文簽核時間、省下每年近 30 萬元的營運支出，讓新創總會得以更專心在核心業務上，致力扮演好「企業版 1999」角色，服務新創與中小企業。
新創總會 2021 年導入叡揚資訊 Vital OD 公文管理系統，不只縮減高達 8 成的公文簽核時間、省下每年近 30 萬元的營運支出，讓新創總會得以更專心在核心業務上，致力扮演好「企業版 1999」角色，服務新創與中小企業。
一分鐘看問題
- · 單月最高要處理 300 - 400 份公文，而傳統紙本公文的處理流程相當繁雜，影響簽核效率
- · 歷史資料查找不易，耗費大量時間與人力逐箱翻找卷宗夾
- · 公文平均保存年限為 13 年，每年平均會增加3箱公文，公司位於寸土寸金的臺北，龐大的文件量導致倉儲成本居高不下
- · 紙本作業使用卷宗夾存放，存取方式較難控管，可能存在資訊安全的隱憂
產出效益
- · 縮減至少 8 成的公文簽核時間
- · 以關鍵字搜尋取代人工翻閱查找，加快歷史公文查找速度。省下每年近30萬元的營運支出，包含紙張、郵寄、人力及倉儲管理等費用
- · 藉由權限管控機制強化資安防禦，降低資料外洩風險
- · 以電子檔取代紙本，省去紙張使用，響應現今 ESG 與綠色轉型浪潮
在台灣創業史上，社團法人中華民國全國創新創業總會（以下簡稱新創總會）始終扮演著重要角色，其以平台之姿，為台灣眾多創業家與中小微企業連結外部資源，近年來，更因應全球局勢變化及政府政策方向，加強在數位轉型、永續發展及創業投資等領域的資源整合與鏈結，協助台灣企業提高競爭力並成功立足於市場。
在協助企業數位轉型的同時，新創總會亦把握同仁在疫情期間已適應線上作業的機會，於 2021 年導入叡揚資訊 Vital OD 公文管理系統，不只縮減高達 8 成的公文簽核時間、省下每年近 30 萬元的營運支出，更藉著作業效率的提升，讓同仁有更多時間去服務新創與中小企業，為其帶來更好的協助與支持。
公文收發量大幅成長，提高作業效率刻不容緩
「我們承接很多政府的創業及產業創新計畫，因此經常收發公文，優化公文處理流程，是提高作業效率的關鍵之一。」新創總會新創事業部營運長周世豐說明導入電子公文的原因。
隨著全球創新創業浪潮興起，政府投注在新創領域的資源日益增加，使業務量大幅成長，連帶公文收發量也跟著快速攀升，單月最高要處理 300 - 400 份公文，若延續使用傳統紙本公文處理方式，不只流程冗長且查找相當不容易。
新創總會行政財務部主任陳俐君進一步說明，過往無論是收文或發文都要經過層層關卡，大約數小時到數個工作天才能跑完整個流程，尤其遇到需要跨部門簽核、簽核關卡較多、簽核者不在辦公室等情況，簽核時間就會越長。
再就公文查找來看，紙本公文都是歸檔在卷宗夾後再集中裝箱，同仁若要查找之前的公文，必須先知道收發文日期、來文、發文或辦文單位，再逐箱翻找，待找到卷宗夾後，還要一頁頁翻看，才能找到需要的公文，每每都要花費許多時間。
而在導入 Vital OD 後，這些問題皆迎刃而解。「Vital OD 可以隨時查詢、瀏覽公文，也能用手機簽核公文，相當方便。」周世豐分享自身使用經驗指出，Vital OD 讓公文簽核流程透明化，承辦人員可以清楚掌握簽核進度、目前停留在哪一關並聯繫相關同仁處理，加快公文處理作業時間。而在查找歷史資料時，也只要輸入關鍵字就能找到公文，不必打開箱子、拿起卷宗夾逐個查找，輕鬆、快速又方便。更重要的是，Vital OD 不只介面直觀易上手，更提供完善客戶服務管道，同仁在使用上如果遇到問題，隨時可以運用線上客服或客服機器人獲得即時協助，降低同仁使用門檻。
省時省錢又安全，Vital OD 創造 5 大效益
整體而言，新創總會在導入 Vital OD 後，共帶來 5 大效益。一是縮減高達 8成的公文簽核時間，一般例行性公文的簽核時間由 1 小時降為 10 分鐘以內，而像合約用印、請款等程序較多的公文，也可以在 2 - 3 天內處理完畢。
二是省下每年近 30 萬元的營運支出，包含紙張、郵寄、人力及倉儲管理等費用。以年處理 2,400 份公文計算，新創總會每年可省下約 10 萬元的紙張與掛號郵寄費用、約 10 萬元的急件快遞及人工送件費用，更重要的是解決了長期儲存問題，不必為了快速增加的公文而不斷擴增倉儲空間，這在寸土寸金的台北市來說，尤為重要。
三為強化資安防禦。過往紙本公文時代，文件都放在卷宗夾裡，其實很容易翻看，但 Vital OD 可以設權限管控，確保每一位同仁都只能看到自身權限內的公文內容，降低資料外洩風險。
四是以無紙化呼應 ESG 趨勢。ESG 是各組織與企業現今最重要的任務，而 Vital OD 將公文由紙本轉為電子檔，省去大量紙張，恰與綠色轉型概念相符。「Vital OD 上線滿一年，就省下 15,000 張紙，」陳俐君表示。
五為加快歷史公文查找速度。以關鍵字搜尋取代人工翻閱查找，不只更快速也更方便，使用者即使不清楚歷史公文的收文日期或其他相關資訊，只要輸入關鍵字，就能輕鬆查詢到需要的公文內容。
周世豐認為，藉由 Vital OD 簡化公文處理流程和時間，讓新創總會得以更專心在核心業務上，致力扮演好「企業版 1999」角色，協助新創與中小微企業解決從找資源、財務、法律、投資、人才培訓等任何營運問題，並助力企業升級轉型，成為其在成長道路上最堅實可靠的後盾。
新創總會攜手叡揚資訊雲端團隊強化行政效率，為台灣打造更具韌性與競爭力的創業環境。
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